Làm sao để quản lý những nhân viên làm việc từ xa hiệu quả

Không ít doanh nghiệp trên thế giới hiện nay đã và đang thực hiện phong cách làm việc mới - làm việc từ xa. Theo đó, họ nhận định rằng cách làm việc không phải đến văn phòng đã mang lại cho cả nhân viên và người sử dụng lao động nhiều lợi ích, đặc biệt là năng suất và hiệu quả công việc cao hơn so với làm việc tại văn phòng.

Theo nhiều nghiên cứu về hình thức làm việc từ xa của các nước trên thế giới ghi lại rằng, làm việc từ xa không những mang lại hiệu quả công việc cao mà còn gắn kết tình cảm của các thành viên, đặc biệt còn có thể tiếp cận tốt hơn với những người lao động tài năng.

Mặc dù việc thuê và quản lý đội ngũ nhân viên làm việc từ xa có những thách thức riêng của nó, nhưng khi thành công thì việc này có thể tiết kiệm cho công ty bạn một số tiền lớn. Dưới đây là những nguyên tắc chủ chốt bạn cần ghi nhớ trong việc quản lý nhân viên từ xa một cách hiệu quả.

Hãy khuyến khích sự cộng tác

Hãy sử dụng một hệ thống quản lý tài liệu cho việc chia sẻ tài liệu và file. Các công cụ như Google Drive và Dropbox rất tuyệt vời cho điều này. Đừng phụ thuộc vào email cho việc chia sẻ file, vì chúng có thể bị thất lạc và mọi người có thể phải tốn thời gian, cũng như gặp khó khăn trong việc làm quen với những thay đổi trong các phiên bản mới. Hãy giao cho họ những công cụ mà họ cần có để làm việc hiệu quả và bảo đảm rằng mọi thành viên trong nhóm đều sử dụng những công cụ này. Hiện tại cũng có sẵn nhiều công cụ miễn phí và hữu ích khác cho các nhóm làm việc qua mạng.

Giao tiếp là yếu tố quan trọng nhấtHãy duy trì sự giao tiếp rõ ràng với các nhân viên làm việc từ xa. Nếu có thể, hãy dùng những công nghệ liên lạc bằng hình ảnh, như họp qua video (video conferencing). Hãy chia sẻ màn hình của bạn trong các cuộc họp. Hãy sử dụng các ảnh chụp màn hình hay biểu đồ trong email của bạn để giải thích tốt hơn cho những gì mà bạn muốn họ làm. Hãy dùng những ứng dụng chat khi thảo luận nhóm về công việc. Ngoài ra, hãy bảo đảm rằng các nhân viên làm việc từ xa của bạn không bị bỏ quên.

Hãy dành thời gian tán gẫu với họ một vài phút sau khi cuộc họp kết thúc.

Đặt ra những kỳ vọng rõ ràng

Hàng tuần, bạn hãy có những cuộc họp cập nhật tình hình dự án với các nhân viên làm việc từ xa của mình. Hãy xem lại những công việc mà bạn đã kì vọng từ họ. Hãy đặt mục tiêu cho họ. Hãy thiết lập lịch trình. Hãy đưa ra phản hồi về tiến bộ của họ. Hãy có một quy trình chính thức để xem xét hiệu suất làm việc của họ. Nếu nhân viên làm việc từ xa của bạn không biết họ đang làm việc thế nào thì họ không thể có động lực khiến cho họ trở nên tốt hơn.

Làm cho họ cảm thấy họ là một phần của công ty

Gửi cho những nhân viên làm việc từ xa các bản tin thường kỳ về những gì đang diễn ra trong công ty. Hãy cho họ thấy rằng bạn vẫn nhớ và quan tâm đến họ. Hãy thiết lập mối quan hệ gần gũi với họ và cố gắng tìm hiểu họ về cuộc sống cá nhân. Hãy gửi quà cho họ vào những dịp lễ. Nếu có thể, hãy mời họ đến văn phòng chính của công ty mỗi năm một lần và họp mặt với các nhân viên khác.

Thường xuyên theo dõi công việc của họ

Hãy thiết lập những hệ thống theo dõi. Đừng quản lý các nhân viên làm việc từ xa của bạn theo kiểu quá “vi mô” (micromanage). Thay vào đó, hãy cho họ sự linh động mà họ cần, nhưng đừng để họ hoàn toàn “tự tung tự tác”. Bạn có thể yêu cầu họ thông báo lại số giờ làm việc, nếu họ đang được trả lương theo giờ. Bằng cách dùng một phần mềm theo dõi thời gian, bạn có thể biết được họ có thật sự làm việc trong những giờ này không, hay là dùng thời gian ấy để lướt net.

Bạn có đang làm việc từ xa hay qua mạng? Bạn đánh giá phương thức làm việc này có hiệu quả hơn phương thức làm việc truyền thống hay không? Hãy cùng chia sẻ cảm nghĩ của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé.